При ведении предпринимательской деятельности многие хотят, чтобы все было организованно законно. Это неудивительно: при использовании сомнительных схем разного типа можно столкнуться с множеством проблем, за которые придется понести административную или даже уголовную ответственность.

Существующее законодательство четок регламентирует деятельность индивидуальных предпринимателей и элементы, которые необходимы для ее обеспечения. К ним можно отнести онлайн-кассу для ИП. Если говорить конкретно об этой составляющей, то каждому, кто ведет предпринимательскую деятельность, следует понимать, нужна ли касса для ИП, что это такое и каким образом ее можно подключить. Все эти нюансы являются одинаково значимыми.

Что представляет из себя онлайн-касса

Впервые о таком элементе заговорили еще в 2017 году. На данный момент переход на онлайн-ККТ в самом разгаре. Если до июля 2019 года онлайн-касса была необязательной, потому что многие категории предпринимателей получили рассрочку на ее установку, то сейчас ее установка является обязательной. Подключить онлайн-кассу обязаны даже те ИП, у которых нет сотрудников. Данный момент касается всех сфер предпринимательской деятельности. Если ИП не выполнит это требование, он будет оштрафован.

Есть только один нюанс. Относительно недавно появилась новая норма, в соответствии с которой есть ряд предпринимателей, которые получают еще большую отсрочку в вопросе подключения онлайн-кассы. К ним относятся ИП без сотрудников, которые:

  • работают в сфере услуг;
  • относятся к предпринимателям, выполняющим работы;
  • занимаются продажей товаров собственного производства.

Данные категории ИП получили еще небольшую отсрочку. Они могут повременить с подключением онлайн-кассы до 2021 года. Однако, по истечении этого временного срока все равно потребуется подключать кассу. При самом процессе перехода на новую систему ИП, которые относятся к вышеперечисленным категориям, будут обязаны выполнить все те же самые требования, которые предъявляются к остальным. Поэтому, не приходится спорить о том, обязательна ли онлайн-касса для ИП.

По факту онлайн-касса представляет из себя устройство, которое оснащено специальным фискальным накопителем. Точнее, внутри устройства фискальный регистратор, а внутри него, в свою очередь, специальный накопитель. Данная система получает информацию, обрабатывает ее, анализирует и затем отправляет.

Суть работы накопителя заключается в следующем: он не только формирует чеки, но и передает информацию в ФНС в онлайн-режиме. Более того, параллельно с бумажной версией чека создается его электронный вариант. Покупатель может попросить выслать ему его на электронную почту.

Это способствует прозрачности и честности ведения бизнеса, более ускоренному и качественному обмену сведениями и формирования отчетности. Кроме того, введение подобной системы способствует сокращению нелегального оборота, любые сомнительные сделки будет отследить гораздо проще.

Также при наличии онлайн-кассы каждый покупатель сможет проверить свой чек и узнать, не продали ли ему подделку. Во внедрении данной нормы есть как свои преимущества (например, сокращение нелегальных продаж и предупреждение распространениях поддельных товаров), так и минусы.

Для индивидуальных предпринимателей в числе негативных последствий можно назвать определенные сложности при подключении и необходимость финансовых затрат на покупку устройства и оплату тарифа. Однако, при этом есть и явные преимущества: благодаря тому, что налоговая будет регулярно получать актуальные сведения, число проверок и беспричинных претензий существенно сокращается.

Также специальное кассовое программное обеспечение позволит гораздо легче систематизировать деятельность и вести бухгалтерский учет. Это, в свою очередь, существенно упрощает жизнь самому предпринимателю. Таким образом, если вы ведете свою предпринимательскую деятельность легально и не планируете ничего скрывать, нет смысла опасаться подключения онлайн-касса. Потребуется только оформить все должным образом и, к сожалению, столкнуться с некоторыми расходами.

Данная норма четко регламентируется статьей 7 Федерального Закона №290. В этом же законе об изменениях можно ознакомиться с условиями подключения и другими тонкостями.

Каким образом происходит переход на онлайн-кассу

Существует определенная пошаговая схема, которой стоит придерживаться индивидуальному предпринимателю:

  1. Приобретение самого устройства. Важный момент: это устройство должно соответствовать Федерального Закона №54 (в нем содержатся все сведения о кассовой технике и ее использовании). Существует единый реестр устройств, который всегда можно найти в открытом доступе. Периодически он пополняется новыми сведениями, поэтому важно опираться на то, какие кассовые аппараты приемлемы конкретно на данный момент. Некоторые устройства продаются сразу с фискальным накопителем, а к некоторым может понадобиться докупить его отдельно. У фискального накопителя есть сроки использования. В некоторых моделях это 13 или 15 месяцев, а в некоторых – аж 36.
  2. Из существующего реестра потребуется выбрать ОФД. С ним подписывается договор (для этого можно использовать электронную цифровую подпись). Также понадобится оплатить услугу в соответствии с тарифом. Предлагается несколько вариантов на выбор, у каждого из которых есть свои особенности.
  3. Подключение кассового аппарата через интернет. Для стабильной работы системы вам потребуется регулярное подключение к сети. Вы можете выбрать любой наиболее приемлемый для себя вид подключения.
  4. Регистрация кассового аппарата в ИФНС. Вы можете сделать это любым удобным способом: посетить службу или же отправить заявку через интернет. Регистрация происходит достаточно быстро. Обратите внимание, что вы можете регистрироваться исключительно по месту ведения предпринимательской деятельности.

У некоторых предпринимателей возникают сложности при регистрации. На самом деле в этом нет ничего трудного. Удобнее всего регистрироваться через интернет. Для этого понадобится зайти на сайт nalog.ru. Далее действуйте так:

  • войдите в личный кабинет;
  • найдите раздел меню «Учет ККТ» и подраздел «Зарегистрировать ККТ» (можно ввести данные самостоятельно или воспользоваться готовой формой);
  • заверьте свой запрос на регистрацию, используя электронную цифровую подпись, и отправьте на рассмотрение.

Если вы будете внимательно заполнять заявку, никаких трудностей не возникнет. Для этого достаточно ввести все сведения в свои графы.

Перед отправлением не забудьте перепроверить точность указанной информации. Часто люди сталкиваются с проблемами, которые возникают исключительно из-за невнимательности: например, сведения указаны не в той графе, в которой требовалось.

Также к числу наиболее распространенных проблем относится тот факт, что человек просто неправильно указал свой ИНН или другие данные. В таком случае заявка, разумеется, отклоняется.

Как выбрать устройство

Несмотря на то, что список кассовых аппаратов, которые можно использовать, доступен в реестре, выбрать какую-либо модель нового образца может быть проблематично. Есть ряд ключевых аспектов, которые стоит учитывать при подборе:

  • в какой сфере работает индивидуальный предприниматель;
  • о каком объема реализации идет речь;
  • какова форма реализации.

Существуют устройства, которые разработаны преимущественно для определенных категорий ИП, однако, есть и более универсальные модели. Варианты онлайн-касса отличаются между собой по пропускной способности (какое количество клиентов может обработать устройство за день без сложностей); по способу подключения к интернету (некоторые модели работают через Wi-Fi, некоторые – через 3G/4G и другие системы, некоторые могут поддерживать несколько вариантов подключения).

Также есть модели с наличием дополнительным параметров. К примеру, существуют кассы с расширенными маркетинговыми опциями, которые необходимы для ИП с большим товарооборотом. Кроме этого, в некоторых моделях предусмотрено подключение к ЕГАИС, которое необходимо для тех ИП, которые имеют прямое отношение к торговле алкогольными напитками.

Для компаний с достаточно крупным товарооборотом подойдут смарт-терминалы (например, Эвотор), для ИП с небольшим потоком клиентов – экономичные и простые фискальные регистраторы (к примеру, Атол 11Ф), для транспортной промышленности – мобильные терминалы или небольшие кнопочные устройства, которые удобно использовать при работе в такси (к ним относятся Меркурий 115Ф, Эвотор 5 и другие).

Кроме того, стоит учесть погодные условия, в которых работает ИП: для тех, кто ведет свою деятельность на улице (к примеру, рыночная торговля) необходимы устройства, приспособленные к перепадам температуры (к ним относятся Пионер 114Ф, Атол 60Ф и другие). Для ИП, которые работают в сфере общепита, были разработаны специальные системы, к которым относятся Эвотор 7.2, Атол Sigma и другие.

Важно понимать, что у всех вышеперечисленных устройств есть свои характеристики, а также – преимущества и недостатки. Поэтому требуется индивидуально рассматривать каждую модель и целесообразность ее использования в конкретной ситуации. Нельзя точно сказать, какая касса лучше других: это зависит от многих факторов.

Однозначно ответить на вопрос, сколько стоит автоматизация, бывает довольно сложно. Стоимость самого устройства может варьироваться от 4000 рублей до 14000 рублей (в зависимости от функционала). Дополнительная покупка фискального накопителя может обойтись еще в 6000 рублей или даже больше.

За услуги ОФД в среднем придется заплатить 3000 рублей в год. Кроме того, если вам потребуется помощь при подключении девайса, это может единоразово стоить приблизительно 2000 рублей. Также стоит учесть ежемесячные расходы на оплату интернета, которые зависят от поставщика услуг.

Как следует действовать после окончания регистрации

Если ваша заявка пройдет рассмотрение и никаких вопросов не возникнет, можно переходить непосредственно к использованию аппарата. Статус заявки вы всегда можете узнать в личном кабинете в специальном разделе. Обратите внимание, что после окончания постановки на учет кассовому устройству будет присвоен индивидуальный регистрационный номер.

Один из окончательных этапов регистрации – распечатка первого чека на устройстве. Когда он будет напечатан, не торопитесь выбрасывать его. Нужно зайти в личный кабинет на сайте, вернуться в окно регистрации и выбрать опцию «Завершить». В открывшемся окошке нужно будет ввести данные, которые указаны именно на этом чеке.

Если вы не сделаете это, регистрация не будет завершена должным образом. Когда введете данные с чека, выберите опцию «Подписать и отправить». Это финальная стадия. После этого можно пользоваться аппаратом. Информация об этом устройстве всегда будет доступна в личном кабинете.

По факту, на этом процесс подключения заканчивается. Новый кассовый аппарат может полноценно использоваться для расчетов с клиентами и любых других операций. Он будет полностью справляться со своими функциями и тем самым способствовать ведению деятельности ИП в соответствии с действующим законодательством. Разобраться, как работает устройство, не составит труда.

В целом процесс подключения онлайн-кассы нельзя назвать трудоемким. Нужно подойти к вопросу максимально грамотно и понять, какой тип устройства вам необходим, а также – правильно заполнить заявку при оформлении. В дальнейшем применении подобной системы существенно облегчит жизнь как предпринимателям, так и покупателям. Достаточно только привыкнуть к регулярному использованию нового устройства и действовать в соответствии с законодательством.