В работе любого бизнеса важную роль играет оптимизация разных процессов. Чем более качественно смогут взаимодействовать между собой сотрудники одной компании, тем большей результативности можно достичь. Сейчас существует много инструментов, которые могут облегчить коммуникацию и помочь работать эффективнее.

Большинство компаний уже давно начали пользоваться CRM-системами. В число самых популярных систем входит Битрикс 24. Помимо базовых инструментов для общения между сотрудниками и постановки задач, разработчики данной программы сумели включить в нее массу других полезных опций. При грамотном использовании всех возможностей системы вы сможете легко увеличить качество работы вашей компании и упростить ряд бизнес-процессов.

Особенности работы

Создатели данной системы сумели объединить в едином сервис целый набор опций. Теперь у вас нет необходимости создавать отдельные таблицы и использовать дополнительные программы – все можно решить с помощью одной системы. Битрикс 24 открывает перед предпринимателями практически неограниченные возможности, потому что представляет собой облачный сервис с возможностью управления проектами, корпоративного общения и хранения данных. В данной СРМ-системе есть следующие опции:

  • создание новых проектов и контроль их реализации на разных этапах;
  • постановка задач и управление ими;
  • контроль над всеми рабочими процессами;
  • возможность внесения комментариев, правок, указаний;
  • просмотр новостной ленты;
  • полноценное использование файлообменника, галереи, облачного хранилища;
  • создание карточек клиентов и управление ими;
  • инструменты для коммуникации с клиентами.

Это только основные опции данной ЦРМ-системы. Достаточно внедрить Bitrix24, чтобы избавиться от необходимости использовать отдельные программы для рабочих чатов, обмена данными и хранения информации. Именно в этом и заключается основное преимущество программы – она объединяет в себе полноценную социальную сеть для сотрудников с новостной лентой и чатами, облачное хранилище для всех необходимых данных и комфортную систему для управления проектами.

Теперь руководитель может одновременно ставить задачи перед сотрудниками, наблюдать за их выполнением и при этом передавать нужные данные. Достаточно один раз разобраться в преимуществах данной системы, чтобы избежать необходимости приобретать другие программы и дополнительно осваивать их, тратя на это время.

Для работы с клиентами здесь предусмотрен сложный и многогранный интерфейс. У вас есть возможность получить всю информацию о совершенных сделках, формирование полноценных карточек для каждого клиента, быстрый переход к переписке с клиентом, анализ продаж и многие другие опции.

bitrix eto

Интерфейс и дизайн

Первое, на что стоит обратить внимание – это дизайн. Создатели постарались сделать его максимально простым и при этом стильным. Здесь вы не увидите ничего лишнего, что могло бы отвлечь ваше внимание от работы. Визуально Битрикс24 напоминает современную социальную сеть. При этом дизайн можно настроить и отрегулировать таким образом, чтобы он нравился именно вам и подходил под ваши запросы. Более того, данная CRM-система предоставляет возможность отрегулировать отдельные блоки для каждого сотрудника или для группы сотрудников.

Основной инструмент, расположенный на главной странице – это лента. Она находится по центру рабочего стола. Лента постоянно обновляется, соответственно, любой сотрудник может узнать новости о жизни компании. В ленту попадают все актуальные обновления и сведения, здесь можно опубликовать объявление, сообщить о чем-то.

Более того, любую новость, опубликованную в ленту, можно прокомментировать, обсудить.

Таким образом с момента публикации информации до ее обсуждения проходит всего несколько минут. Вы можете быстро узнать мнение коллег о каких-либо изменениях в жизни компании или же дать обратную связь. Такой элемент является объединяющим и при этом освобождает от ненужных рассылок и индивидуальной передачи данных.

В левой части находится меню, в котором можно увидеть блоки. Данные элементы являются настраиваемыми и могут устанавливаться индивидуально для каждого сотрудника. Здесь можно увидеть такие блоки, как «Календарь», «Время и отчеты», «Группы» и многие другие. В зависимости от того, для какого конкретно человека настраиваются блоки, их содержимое может отличаться. Обратите внимание, что есть разные варианты: как сам сотрудник может управлять блоками, оптимизировав их под себя, так и администратор, установив одинаковое содержимое для отдельного лица или группы лиц.

Правая часть экрана рабочей страницы CRM нагружена минимально. В этой части каждый сотрудник может увидеть информацию о задачах, которые стоят перед ним на данный момент. Также справа отображаются клавиши быстрого перехода к рабочим чатам и еще несколько регулируемых элементов.

Как видите, в данной системе нет никаких сторонних элементов, которые могли бы помешать сосредоточиться на рабочих процессах. Вы будете максимально сконцентрированы на своих задачах, при этом в любой момент быстро можете получить необходимые сведения. Кроме того, новостная лента, которая постоянно обновляется, гарантирует то, что вы не пропустите важные сведения или объявления.

Интуитивно понятный интерфейс позволит любому сотруднику быстро сориентироваться в особенностях работы системы. Таким образом вам не нужно тратить дополнительное время на то, чтобы разобраться в ее элементах.

Все, что потребуется сделать – это предоставить сотрудникам доступ к системе и определить то, к каким ее составляющим они имеют доступ. Возможность гибкого регулирования разных элементов также позволяет комфортно настроить главное окно в соответствии со своими запросами.

Управление структурой компании и работой сотрудников

Данная система предоставляет ряд возможностей. Первое, с чего начинается работа – с регистрации и определения структуры компании. Данный момент является одним из ключевых преимуществ сервиса. У вас есть возможность четко распределить компанию на отдельные подразделения.

Также вы можете определить руководителя и установить сотрудников, которые находятся у него в подчинении. Соответственно, данный руководитель видит, какие задачи поставлены перед каждым из его подчиненных, на какой стадии находится их выполнение и насколько загружен каждый человек.

Более того, на подразделениях структура не заканчивается. К каждому из подразделений можно добавлять дочерние подразделения и даже подотделы. Таким образом можно удобно настроить, какую информацию видит конкретный сотрудник, а руководитель может управлять не только своим подразделением, но и отдельными ответвлениями.

При этом все сведения отображаются в едином меню, которое четко структурировано. На схеме можно увидеть, как устроена компания, какие отделы и подразделения существуют, а также то, каким образом они взаимодействуют между собой. Внутри программы можно перемещать сотрудников между отделами, а также добавлять новых.

Управление задачами также происходит достаточно просто и удобно. Все, что требуется руководителям – прописать задачу и отправить конкретному сотруднику. После этого можно контролировать ее выполнение, при необходимости – направлять комментарии, вносить правки. Более того, можно отметить задачу как важную и попросить выполнить ее в первую очередь. Задача может быть создана как для одного сотрудника, так и одновременно для нескольких.

Внутри СРМ-системы Битрикс24 вы можете установить лицо, которое будет отмечено как ответственное за решение данного вопроса. Отдельно вы можете определить соисполнителя. Более того, дополнительно можно установить информацию о лицах, которые могут наблюдать за ее выполнением.

Такие лица отмечаются как наблюдатели и могут при необходимости вносить свои комментарии, как-либо реагировать на изменения в выполнении задачи. Точно также и лицо, отмеченное как «постановщик» (то есть сотрудник, поставивший данную задачу) может комментировать ход ее выполнения, вносить поправки и разные замечания.

Как правило, каждая задача прикрепляется к определенному проекту. Эти проекты также создаются быстро и просто. Для каждой задачи можно создавать подзадачи, которые будут являться разными этапами ее выполнения. Более того, в данной программе есть большое количество параметров для управления задачами.

Например, можно создать шаблон для повторяемых действий, установить дедлайн выполнения задачи и четкие временные рамки для каждых ее этапов, отрегулировать период отправки напоминаний и многое другое. Благодаря такому количеству опций вы сможете максимально отрегулировать задачу так, что работа с ней будет комфортна для вас. Есть возможность установки фильтра, выделения задачи цветом и регулировка других параметров.

Еще одна форма взаимодействия между сотрудниками – создание разных событий. В любой момент можно создать отдельное меню для проведения конкретного мероприятия (например, совещания). Таким образом сотрудники, приглашенные на данное совещание, смогут быстро и своевременно получить нужную информацию, подготовить необходимые сведения. Такое событие вносится в календарь, своевременно приходят напоминания и уведомления. Соответственно, сотрудники не пропустят важное мероприятие и будут подготовлены вовремя.

Для общения между сотрудниками используются две формы коммуникации: чаты и звонки. Изначально в системе по умолчанию активно два чата: базовый, в котором всегда можно связаться с сотрудником Битрикс24 при наличии каких-либо проблем, и общий для всех сотрудников компании.

Дополнительно можно создать неограниченное количество чатов (как с одним конкретным сотрудником, так и с группой лиц). Чаты делятся на открытые и закрытые. Для удобства взаимодействия предусмотрен удобный и быстрый поиск по чатам.

Внутри Битрикс24 есть встроенные инструменты для голосовых звонков и видеозвонков. Точно также вы можете связаться как с одним конкретным человеком, так и одновременно с группой. Таким образом можно провести конференцию прямо внутри системы, не используя дополнительные программы и мессенджеры. Обратите внимание, что данная система не записывает звонки, то есть связь является безопасной.

Помимо основных инструментов для коммуникации между сотрудниками есть множество других, которые также позволяют оптимизировать рабочие процессы. Сюда можно отнести календарь и другие инструменты для управления рабочим временем, возможность создания групп, интеграция с почтовыми сервисами и многое другое.

Мобильное приложение и тарификация

CRM-система Битрикс24 предоставляет доступ к полноценному мобильному приложению, которое можно установить как на Android, так и на iOS. С помощью приложения вы получаете быстрый доступ ко всем основным функциям системы. Таким образом вы остаетесь на связи с коллегами даже в то время, когда не находитесь за компьютером, соответственно, можете быстро получить нужную информацию и никогда не пропустите важное объявление.

Обратите внимание, что использование Bitrix24 является бесплатным только в том случае, если в компании работает менее двенадцати сотрудников. Во всех остальных случаях вам потребуется приобрести определенный пакет и своевременно оплачивать его. При этом у каждого из доступных пакетов есть свои особенности. Стоимость напрямую зависит от ваших запросов.

В целом система Битрикс24 является удобным решением для того, чтобы перевести все рабочие процессы в единое пространство. Таким образом вы сможете как оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, так и систематизировать нужные сведения о клиентах и сделках. Достаточно единоразово разобраться том, как пользоваться Битрикс24, чтобы избежать любых проблем.